Giấy phép và phê duyệt

Hầu hết các dự án xây dựng đều cần một mức độ phê duyệt nhất định từ thành phố hoặc quận trước khi bắt đầu thi công. Việc đó có thể bao gồm thẩm định quy hoạch (zoning review), xin giấy phép xây dựng (building permit) và đôi khi là các phê duyệt riêng cho việc san lấp (grading), hệ thống tiện ích (utilities), sức khỏe (health), thẩm định di sản/historical review, an toàn phòng cháy (fire safety), hoặc phần việc tại khu đất (site work). Các bước chính xác sẽ phụ thuộc vào tiểu bang, thành phố và loại dự án bạn muốn thực hiện.

Giấy phép là cách cơ quan chính quyền địa phương kiểm tra rằng phần việc dự kiến đáp ứng các bộ quy chuẩn đã được ban hành và các quy định tại địa phương. Quy hoạch (zoning) khác với điều đó. Quy hoạch quy định việc đất đai có thể được sử dụng như thế nào và những gì có thể xây dựng tại đó, chẳng hạn như chiều cao công trình, khoảng lùi (setbacks), chỗ đậu xe, mật độ phủ lô (lot coverage) và giới hạn diện tích sàn (floor area limits). Một dự án có thể cần đồng thời đáp ứng các quy định về quy hoạch và yêu cầu của bộ luật xây dựng (building code).

Với chủ nhà, các hạng mục liên quan đến giấy phép thường gặp bao gồm nhà ở theo thiết kế riêng (custom homes), cải tạo mở rộng (additions), đại tu quy mô lớn (major renovations), gara (garages) và nhà phụ/ADU. Với doanh nghiệp, giấy phép thường áp dụng cho việc cải tạo không gian thuê (tenant improvements), nhà hàng, văn phòng, cửa hàng bán lẻ (retail fit-outs) và các thay đổi mặt ngoài. Dù dự án có vẻ đơn giản, các quy định địa phương vẫn có thể kích hoạt quá trình thẩm định.

Một kiến trúc sư được cấp phép thường giúp tổ chức dự án để có thể được cơ quan có thẩm quyền tại địa phương thẩm định, thường được gọi là phòng cấp phép/bộ phận xây dựng (building department). Nói đơn giản, điều này có nghĩa là kiến trúc sư của bạn sẽ chuẩn bị bản vẽ, phối hợp với các đơn vị tư vấn khi cần, và phản hồi các ý kiến thẩm định bản vẽ.

Hỗ trợ xin phép thường có thể bao gồm nghiên cứu quy chuẩn, kiểm tra quy hoạch (zoning checks), bản vẽ hiện trạng, bản vẽ tổng mặt bằng (site plans), mặt bằng tầng (floor plans), bản vẽ mặt đứng mái (roof plan), mặt đứng công trình (exterior elevations), mặt cắt (building sections) và bộ bảng chi tiết (detail sheets). Nếu dự án cần thiết kế kết cấu (structural), cơ điện (mechanical), hệ điện (electrical) hoặc hệ cấp thoát nước (plumbing), kiến trúc sư của bạn có thể phối hợp với các kỹ sư. MEP là viết tắt của cơ (mechanical), điện (electrical) và nước/ống (plumbing).

Kiến trúc sư cũng hỗ trợ giải thích các giai đoạn thiết kế. Thiết kế khái niệm (schematic design) là các bản vẽ ý tưởng giai đoạn đầu thể hiện bố cục cơ bản và hướng tiếp cận tổng thể. Thông thường, những bản này không thể sẵn sàng để nộp xin phép chỉ bằng chính nó. Sau đó, bộ bản vẽ sẽ chi tiết hơn để thành phố có thể thẩm định mức độ tuân thủ và nhà thầu có thể báo giá cũng như thi công công việc.

Studio Northing không phải là một công ty kiến trúc, và chúng tôi không chuẩn bị hay đóng dấu lên bản vẽ. Chúng tôi cung cấp thông tin giáo dục chung và giúp bạn tìm một kiến trúc sư được cấp phép, người có thể đánh giá dự án của bạn và giải thích việc thẩm định tại địa phương có thể sẽ liên quan đến những gì.

Mỗi khu vực thẩm quyền đều có danh sách kiểm tra riêng, nhưng nhiều đơn xin phép yêu cầu một nhóm tài liệu tương tự. Mục tiêu là cho thấy dự án nằm ở đâu trên khu đất, đang xây dựng gì và dự án sẽ đáp ứng quy chuẩn cũng như các quy định địa phương như thế nào.

Một bộ hồ sơ điển hình có thể bao gồm: bản vẽ tổng mặt bằng (site plan), mặt bằng các tầng (floor plans), bản vẽ mái (roof plan), các mặt đứng công trình (exterior elevations), mặt cắt công trình (building sections), thông tin cửa ra vào và cửa sổ (door and window information), ghi chú mã/quy chuẩn (code notes) và các chi tiết thi công (construction details). Với các dự án lớn hơn hoặc mang tính kỹ thuật hơn, thành phố cũng có thể yêu cầu bản vẽ kết cấu (structural drawings), các biểu mẫu tuân thủ năng lượng (energy compliance forms), thông tin về khả năng tiếp cận (accessibility information), ghi chú về an toàn tính mạng và cháy (fire-life-safety notes), hồ sơ thoát nước mưa (stormwater documents) hoặc phê duyệt sản phẩm (product approvals).

Nếu khu đất có các ràng buộc, bộ hồ sơ có thể cần thêm tài liệu hỗ trợ. Ví dụ như bản khảo sát (survey), báo cáo địa kỹ thuật (geotechnical report), thông tin về ngập lụt (flood information), các mẫu đơn thẩm định di sản (historic review forms) hoặc phối hợp về hệ thống tiện ích (utility coordination). Các dự án thương mại thường cần nhiều ý kiến đầu vào từ đơn vị tư vấn hơn so với công trình dân dụng.

Đây cũng là một lý do khiến thời gian xin phép và chi phí thiết kế có thể chênh lệch rất nhiều. Cải tạo nội thất đơn giản là một chuyện rất khác so với nhà trên sườn đồi, nhà hàng hoặc một phần mở rộng trên lô đất nhỏ.

Nhiều lần chậm trễ bắt đầu ngay cả trước khi hồ sơ xin phép được nộp. Lô đất có thể có các giới hạn quy hoạch ảnh hưởng đến kích thước hoặc vị trí. FAR, viết tắt của tỷ lệ diện tích sàn (floor area ratio), là một quy tắc phổ biến dùng để giới hạn tổng diện tích xây dựng có thể thực hiện so với diện tích lô đất. Khoảng lùi (setbacks) là khoảng cách bắt buộc giữa công trình và ranh giới khu đất.

Các vấn đề thường gặp khác bao gồm: thông tin hiện trạng chưa đầy đủ, thiếu bản vẽ từ đơn vị tư vấn, phạm vi công việc (scope) chưa rõ ràng và việc thay đổi của chủ đầu tư sau khi nộp hồ sơ. Nếu thành phố gửi các nhận xét yêu cầu chỉnh sửa, nhóm thực hiện thường cần phải chỉnh sửa bản vẽ và nộp lại. Chu kỳ thẩm định này có thể xảy ra nhiều hơn một lần.

Dự án cũng có thể bị chậm khi có các lớp/quy định bổ sung hoặc cơ quan chuyên trách tham gia, chẳng hạn thẩm định vùng ven biển (coastal review), khu vực di sản, yêu cầu về vùng ngập (floodplain requirements), thẩm định của sở/bộ y tế về hệ thống tự hoại (septic), hoặc phê duyệt từ sở cứu hỏa/cứu chữa cháy (fire department approval). Các dự án thương mại có thể phải trải qua thêm thẩm định về khả năng tiếp cận và an toàn tính mạng.

Một kiến trúc sư giỏi sẽ giúp nhận diện rủi ro có khả năng xảy ra từ sớm, nhưng không ai có thể hứa một cách trung thực về việc sẽ được phê duyệt hay một mốc thời gian cụ thể. Quy định khác nhau rất nhiều, và những người thẩm định có thể diễn giải yêu cầu khác nhau giữa các khu vực thẩm quyền.

Không có một mốc thời gian tiêu chuẩn duy nhất trên toàn quốc cho giấy phép. Ở một số nơi, các công việc đơn giản có thể được xử lý khá nhanh. Ở những nơi khác, dù dự án có vẻ dễ dàng, vẫn có thể mất nhiều tuần hoặc nhiều tháng do tồn đọng hồ sơ (backlog), các câu hỏi về quy hoạch hoặc việc cần thẩm định từ đơn vị tư vấn. Những ngôi nhà lớn hơn, phần mở rộng, ADU và các hạng mục xây dựng thương mại thường cần phối hợp nhiều hơn so với công việc nội thất cơ bản.

Chi phí xin phép cũng khác nhau. Thành phố thường tính phí nộp hồ sơ dựa trên loại dự án, giá trị công trình (valuation), diện tích (square footage) hoặc các hạng mục thẩm định chuyên biệt (specialty reviews). Ngoài ra, bạn có thể phải trả các khoản phí thiết kế, phí đơn vị tư vấn, phí khảo sát và các chi phí liên quan đến đơn xin. Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về khoảng chi phí thiết kế, xem Architect fees explained.

Với nhiều dự án kiến trúc dịch vụ toàn diện (full-service), phí thường được trao đổi theo một tỷ lệ phần trăm điển hình của chi phí xây dựng hoặc theo một khoản phí cố định dựa trên phạm vi công việc. Cấu trúc phù hợp phụ thuộc vào mức độ phức tạp của công việc, mức độ hoàn thiện của các dịch vụ kiến trúc sư và việc có bao gồm phối hợp kỹ thuật (engineering coordination) hay không.

Cách an toàn nhất là yêu cầu một đề xuất rõ ràng, một phạm vi công việc (scope) bằng văn bản và giải thích hợp lý về những hạng mục nào được bao gồm trước khi nộp hồ sơ xin phép và trong quá trình thẩm định bản vẽ.

Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách thu thập thông tin cơ bản về khu đất từ sớm. Hãy cố gắng lấy địa chỉ của bạn, mã số lô đất theo hồ sơ thuế (assessor parcel number) nếu có, bất kỳ bản kế hoạch/các hồ sơ cũ nào, bản khảo sát nếu bạn có, ảnh chụp khu đất hoặc công trình hiện hữu và một danh sách ngắn các mục tiêu. Nếu bạn đã trao đổi với thành phố trước đó, hãy ghi chú lại những gì họ đã cho bạn biết.

Khi phỏng vấn kiến trúc sư, hãy hỏi xem họ có được cấp phép tại tiểu bang của bạn hay không và họ đã từng xử lý các lộ trình xin phép tương tự trước đây chưa. Bạn cũng có thể hỏi ai sẽ là người chuẩn bị bộ hồ sơ xin phép (permit set), liệu có khả năng cần các đơn vị tư vấn kết cấu hoặc MEP hay không, và các ý kiến thẩm định bản vẽ thường được xử lý như thế nào. Nếu tiếng Anh không phải ngôn ngữ đầu tiên của bạn, bạn nên hỏi xin các giải thích bằng ngôn ngữ đơn giản và các bản tóm tắt bằng văn bản.

Chúng tôi có thể giúp bạn tìm một kiến trúc sư được cấp phép cho công việc dân dụng hoặc thương mại ở bất kỳ nơi nào tại Mỹ. Dịch vụ của chúng tôi miễn phí cho bạn. Hãy chia sẻ dự án của bạn qua Get matched hoặc khám phá thêm các tài nguyên thực tiễn khác trong các trang guides và services.

Vì quy định địa phương thay đổi, hãy luôn xác nhận các yêu cầu hiện hành với thành phố hoặc quận của bạn và kiểm tra giấy phép hành nghề của kiến trúc sư tại tiểu bang trước khi tiến hành.